Conheça algumas técnicas que ajudam a organizar o trabalho, especialmente em tempos de home office

Estamos em um novo momento de vida, quando o profissional se mescla ao pessoal em um nível em que, às vezes, é difícil separar uma coisa da outra. Há cerca de um ano, o que conhecíamos como trabalho mudou completamente, e nos vimos com um escritório improvisado na sala de casa. E o que era para ser alguns meses, já perdura por tempo indeterminado e, quem sabe, nem voltará a ser como antes da pandemia que assola o mundo.

Acredita-se que os benefícios do home office são mais valiosos que os pontos negativos, tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Enquanto as organizações veem nesse modelo de trabalho uma boa maneira de economizar em gastos fixos (sala, energia elétrica, internet, café), os funcionários se veem sem o compromisso de sair de casa e enfrentar horas de trânsito. Sem falar na comodidade que o lar oferece. No entanto, há estudos que comprovam que as pessoas já estão cansadas de ficar em casa e não veem a hora de voltar para o convívio com os colegas.

Mas enquanto isso não é possível, o jeito é organizar a sala de casa para receber um micro escritório, que ofereça o mínimo de estrutura para a boa prática do trabalho. Além disso, há certas distrações no ambiente de casa que não haviam quando estávamos no escritório e isso pode prejudicar a nossa produtividade e entrega.

Pensando nisso, buscamos algumas dicas de como aumentar a produtividade, livrando-se das distrações que, muitas vezes, atrapalham a nossa rotina laboral. Embora seja difícil coloca algumas delas em prática, o esforço vale a pena, pois conseguir realizar as tarefas mais rápido e com qualidade é bom para o nosso emprego e nos ajuda a ter mais qualidade de vida no trabalho.

Veja algumas dicas que separamos e busque a melhor para você:

Entenda o que é realmente urgente – Nosso cérebro tende a se concentrar nas tarefas que parecem urgentes. No entanto, muitas vezes não conseguimos identificar o que é, de fato, mais importante. Então, quando você se sentir sobrecarregado e o seu instinto sugerir começar pelo mais urgente, permita-se refletir por alguns minutos para entender o que realmente é mais importante, em vez de apenas começar por aquilo que parece urgente.

Caixa de Eisenhower – Esta técnica surgiu com o ex- presidente norte-americano Dwight Eisenhower, que disse uma vez: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”. O processo se trata de dividir as tarefas em quatro quadrantes: as urgentes e importantes, que devem ser feitas imediatamente. As urgentes e não importantes, que podem ser delegadas. Para as não urgentes e importantes, você deve separar um horário em sua agenda. As questões não urgentes e não importantes podem ser feitas mais tarde.

Organize uma lista de afazeres – Em vez de apenas fazer a lista de afazeres na agenda, tente também separar o tempo necessário para cada uma das tarefas.

Método Kanban – Outra maneira de listar as tarefas do dia é usando este processo. Em vez de listar os afazeres em uma coluna única, separe cada trabalho de acordo com o status de cada item. Crie três colunas: a fazer, fazendo e feito. Isso vai ajudar a visualizar melhor o que precisa de mais atenção a cada momento do dia.

Descanse – Normalmente, ficamos mais cansados após o almoço, entre 13h e 15h ou entre 14h e 16h. Isso acontece por causa do ciclo circadiano, ou seja, essas são as horas em que nosso organismo começa a se desacelerar. E, em vez de brigar com o nosso corpo, quem sabe tente usar esse tempo para fazer uma pausa, ou, então, deixe as tarefas que dependem de menos atenção para esse período.

Método Pomodoro – Esta técnica é bastante eficientes para gestão de tempo. Trata-se de separar as horas trabalhadas em ciclos curtos de foco total, divididas por pequenos períodos de descanso. Durante 25 minutos, concentre-se em uma tarefa única. Depois, tire 5 minutos para tomar uma água ou para checar seus e-mails e mensagens.

E aí, gostou das dicas?